25.02.2017 | 10:31 Uhr | Peter Stelzel-Morawietz | PC●WELT

Microsoft Office ist ein alltäglicher Begleiter im Büroleben. Doch reizen Sie die Software wirklich voll aus? Wir verraten praktische Tricks.

Umfassende Tipps zu Office auf vier Druckseiten zu vermitteln, ist ein (fast) aussichtsloses Unterfangen. Deshalb versuchen wir das erst gar nicht; vielmehr will Ihnen dieser Artikel den richtigen Umgang mit der Bürosoftware vermitteln. Dazu gehört, Sie durch den – man kann es nicht anders nennen – Dschungel von Miet- und Kaufoptionen, unterschiedlichen Versionen und Spezialangeboten von Office zu leiten. Nur so viel vorneweg: Das komplette Programmpaket Office 365 inklusive Outlook und einem Terabyte Cloudspeicher gibt es schon ab 15 Euro pro Jahr – ein geradezu sensationell günstiges Angebot.

Doch lohnt der Umstieg auf die neue Version überhaupt? Auch hier bekommen Sie eine Antwort in Form der wichtigsten Neuerungen. Dazu gibt es Tipps zu den am meisten benutzten Anwendungen, also zu Word, Excel, Powerpoint und Outlook, nützliche Zusatztools und Vorlagen für den Alltag sowie Links zu relevanten Ratgebern.

Test: Microsoft Office 2016 und Office 365 im Detail

Das ist neu in Office 2016:
Zusammenarbeit in Echtzeit

Jenseits von Microsofts Marketingsprechblasen wie „Mit den Office 2016 Apps sind Sie hochproduktiv“ wartet die aktuelle Office-Version tatsächlich mit einer Reihe von Verbesserungen auf. So kann man nun deutlich einfacher als bisher mit anderen an Dokumenten in Echtzeit zusammenarbeiten; die Freigabe lässt sich schnell über den neuen Eintrag „Freigaben“ ganz rechts oben im Menüband einstellen. Bei gemeinsam bearbeiteten Daten zeigen Word, Excel, Powerpoint und Co. auch, wer Zugriff auf welche Dokumente hat. Die Änderungen von anderen erscheinen noch während der Eingabe – wie das auch schon beim kostenlosen Online-Office von Google und Microsoft geschieht.

Mal ehrlich: Finden Sie als langjähriger Office-Anwender der Version 2007, 2010 oder 2013 stets die Funktion, die Sie suchen? Ich jedenfalls nicht, und oft komme ich schneller per Google-Websuche zum Ziel als über die Hilfe von Microsoft. Das ändert nun die neue, oben zentral erreichbare Funktion „Was möchten Sie tun?“: Wenn Sie hier etwas eintippen – beispielsweise in der Textverarbeitung „Fußnote setzen“ –, so macht die Software genau das sofort, ohne dass Sie erst noch irgendwo klicken müssten.

Praktisch in Outlook beim Einfügen von Anhängen in Mails ist, dass die zuletzt genutzten Dateien zuerst angezeigt werden. Man muss sich also nicht mehr per Pfad zum Ziel durchklicken. Befinden sich die Anhänge in der Cloud, verschickt Outlook 2016 nur noch Links, die eigentlichen Daten lädt der Empfänger sich später herunter. So lassen sich auch große Dateianhänge „verschicken“. Die Tabellenkalkulation Excel wartet mit zusätzlichen Diagrammtypen auf, und auch bei den übrigen Anwendungen gibt es Neuerungen.

Die beiden neuesten Versionen von Microsofts Textverarbeitung, also Word 2013 und Word 2016, bieten die direkte Möglichkeit, PDF-Dokumente zu bearbeiten. Dazu laden Sie die Datei im „Adobe“-Format zunächst wie gewohnt über „Datei -> Öffnen“ ins Programm. Die Meldung „Word konvertiert Ihre PDF-Datei nun in ein bearbeitbares Word-Dokument“ bestätigen Sie mit „OK“. Je nach Umfang und Komplexität dauert die Konvertierung etwas Zeit, die ursprüngliche Formatierung bleibt dabei weitgehend erhalten.

In diesem Dokument haben Sie abhängig von Inhalt und Aufbau erstaunlich viele Möglichkeiten, die Inhalte zu bearbeiten und zu ändern. Text lässt sich wie in Word bearbeiten, Bilder und Grafiken können Sie löschen, um platzieren oder herauskopieren. Anschließend kann die Datei wieder im PDF- oder Doc-/Docx-Format abgespeichert werden. Arbeiten Sie mit Word 2010, 2007 oder 2003, verwenden Sie zum Bearbeiten das Tool Free PDF to Word Converter.

Umstellen müssen sich Nutzer von Word 2013 und 2016 auch bezüglich der eigenen Dokumentvorlagen, weil Microsoft in beiden Office-Versionen nur die firmeneigenen Vorlagen aus der Cloud anbietet. Mit einem Trick lassen sich jedoch weiter die persönlichen Vorlagen verwenden. Dazu klicken Sie auf „Datei -> Optionen -> Speichern“ und tragen im derzeit noch leeren Feld hinter „Standardspeicherort für persönliche Dokumentvorlagen“ den passenden Pfad ein. In Windows 7, 8/8.1 und 10 heißt der Ordner standardmäßig „C:\Users\individueller Benutzername\AppData\Roaming\ Microsoft\Templates“.

Diesen Eintrag müssen Sie tatsächlich manuell vornehmen, eine „Durchsuchen“-Schaltfläche gibt es hier nicht. Wenn Sie nun das Programm neu starten, haben Sie über „Datei -> Neu“ wieder die Vorlagenwahl zwischen „Empfohlen“ und „Persönlich“.

Zwei weitere Aspekte zu Word sollen besonders erwähnt werden. Wie Sie damit professionelle Broschüren erstellen, lesen Sie in diesem Ratgeber. Das Arbeiten mit Formatvorlagen erläutert ein weiterer Ratgeber.

Rechnen, Funktionen und Diagramme im aktuellen Excel

Auf unserer Webseite > finden Sie einen aktuellen umfangreichen Ratgeber zum Rechnen und damit zu den vielfältigen Funktionen der Tabellenkalkulation. Darin wird alles Wichtige vom einfachen Addieren über Matrixformeln und bedingte Formatierungen bis zu Pivot Tabellen anhand von vielen Beispielen erläutert.

Wichtig ist bei sämtlichen Berechnungen, der „Formelsprache“ von Excel und den richtigen Zellbezügen genau zu folgen. Sonst bekommen Sie Fehlermeldungen oder falsche Resultate, deren Korrektur sich teilweise als langwierig erweist. Insbesondere für Excel-Gelegenheitsnutzer ist es deshalb hilfreich, wenn sie auf fertige Lösungen zurückgreifen können und die komplexen Formeln nicht selbst erstellen müssen. Eine ausgezeichnete Sammlung mit vielen Hundert nützlichen Funktionen sind die Asap Utilities, die für den Heim-, Schul- und gemeinnützigen Gebrauch gratis sind. Eine gute Übersicht nach Rubriken bietet der Hersteller auch auf Deutsch, wenn Sie rechts oben auf die deutsche Flagge klicken. Nach der Installation der Asap Utilities erscheint im Excel-Menüband das neue Register mit sämtlichen Funktionen. Blättern Sie die einzelnen Kategorien einfach mal durch, die zusätzlichen Möglichkeiten sind sehr praxisnah und nützlich.

Gelungen ist angesichts der Funktionsfülle auch die Option „Tool > finden und ausführen“: Hier tippen Sie ins Suchfeld einen Begriff ein, bekommen die passenden Befehle aufgelistet und können das ausgewählte Tool über die „Ausführen“-Schaltfläche gleich starten.

Eine weitere nützliche Quelle für Add-ins für Excel (und die übrigen Office-Programme) stellt der deutsche Anbieter Smarttools zur Verfügung. Viele sind gratis und zudem von hoher Qualität, so auch der Jahreskalender für 2018.

Interessant präsentieren mit Powerpoint: Weniger ist hier mehr

Eine Präsentation zu erstellen ist technisch nicht sonderlich anspruchsvoll. Selbst wenn Sie Powerpoint schon lange nicht mehr verwendet haben, stellen Sie bei der Betrachtung der beiden Register „Start“ und „Einfügen“ fest, dass das Programm – um es ganz lapidar zu sagen – genauso funktioniert wie Word. Sie können Textpassagen eingeben und formatieren, mehrere Blätter (Folien) zu einer Präsentation zusammenfassen und daneben eine Vielzahl von Objekten einbinden: Bilder, Videos, Fotoalben, Diagramme, Formeln, Audiodateien und vieles mehr.

Office 2016: Fünf Schnellstarttipps zum Download

Einzig das Prinzip der Folienmaster hat in der Textverarbeitung keine unmittelbare Entsprechung, ist aber in der Präsensationspraxis von enormer Bedeutung. Unter dem Folienmaster versteht man die Grundstruktur hinsichtlich Layout und Design. Alle Folien, die einem Folienmaster hierarchisch zugeordnet sind, lehnen sich an ihn an. Wenn Sie also für Ihre Vorführung ein bestimmtes Layout wählen oder dieses später ändern möchten, erledigen Sie das im Folienmaster. Den erreichen Sie über „Ansicht – > Folienmaster“, zu erkennen links in der Strukturleiste an der leicht vergrößerten Darstellung. Sobald Sie hier etwas an der Anordnung der einzelnen Elemente, dem Layout, der Textgröße oder dem Hintergrund ändern, werden gleichzeitig alle zugeordneten Folien angepasst. Aufgebrochen wird dieses Prinzip erst, wenn Sie mit der rechten Maustaste links in die Folienabfolge klicken und dort den Eintrag „Folienmaster einfügen“ wählen. Darüber hinaus bietet Powerpoint mit „Übergänge“ (zwischen den Folien) und „Animationen“ (innerhalb einer Folie) eine Vielzahl von Möglichkeiten, die Sie bitte äußerst sparsam einsetzen. Nutzen Sie unbedingt auch die Vorschaufunktion links oben, um vorab die Wirkung zu sehen. Denn unter Begriffen wie „Verwehen“ oder „Fetzen“ kann sich nicht jeder etwas Konkretes vorstellen.

Weniger ist für die Zuhörer und Zuschauer oft mehr, das gilt auch für die gesamte Präsentation. So ist kaum etwas langweiliger, als wenn der Vortragende in kleiner Schrift überfrachtete Folien vorlesen muss. Nutzen Sie die Folien vielmehr als Leitfaden, und überfrachten Sie sie nicht – dann hört man Ihnen während Ihres Vortrags wirklich zu. Alle Infos können Sie den Zuhörern im Anschluss immer noch als Handout mitgeben.

Die richtige Version: Online Office, Office 365 oder Office 2016

Online Office, Office 365 oder Office 2016 – und das jeweils noch in unterschiedlichen Ausprägungen! Microsoft macht es potenziellen Nutzern seiner Bürosoftware nicht gerade einfach. Unter Online Office oder Office Online versteht man zunächst die kostenlosen Web-Apps, die jeder nach dem Einloggen mit einem Hotmail-, Live- oder Outlook.de/.com-Account nutzen kann. Dazu zählen Word, Excel und Powerpoint, aber auch eine Mail- und eine Kalender-App ebenso wie das neue Sway für Präsentationen. Diese Apps bieten allerdings nur die wichtigsten Grundfunktionen, gegenüber den Vollversionen sind sie stark abgespeckt. Gut funktioniert hier bereits die Zusammenarbeit mehrerer Personen an gemeinsamen Dateien inklusive Freigabeoptionen.

Den vollen Funktionsumfang bieten erst Office 365 und Office 2016, und zwar beide praktisch den identischen. Der Hauptunterschied zwischen beiden Varianten ist das Bezahlmodell: Während man Office 365 mietet und dafür eine monatliche oder jährliche Gebühr bezahlt, kauft man bei der 2016er-Version eine Lizenz, die sich prinzipiell beliebig lange nutzen lässt und die lokal installiert und an ein Gerät gebunden ist, nicht an einen Benutzer. Neue Versionen bekommt man dabei anders als bei Office 365 allerdings nicht, beim Mieten arbeitet man stets mit der neuesten Version.

Windows 10: Microsoft-Office-Apps im Überblick

Im Detail gibt es aber dann doch einige Unterschiede, die den Paketumfang, die Cloud-Anbindung, die Lizenzen und die Nutzung auf Mobilgeräten sowie dem Mac betreffen. Während Office Home & Student 2016 für den PC oder (!) den Mac nur Word, Excel, PowerPoint und OneNote umfasst, kommen bei Office 365 Outlook, Publisher und Access hinzu. Außerdem steht jedem Office-365-Nutzer ein Terabyte Cloud-Speicher zur Verfügung, der beim US-Konkurrenten Dropbox allein schon 99 Euro pro Jahr kostet. Für diesen Preis (Straßenpreis ca. 70 Euro) gibt es bei Microsoft mit Office 365 Home fünf vollwertige Office-Lizenzen, die jeweils auf zwei Geräten installiert werden dürfen: auf dem PC oder Mac, sowie auf dem Tablet-PC. Die 1er-Lizenz kostet 69 Euro pro Jahr (Straßenpreis ca. 40 Euro), während die 2016er-Version ohne Laufzeitbegrenzung einmalig 149 Euro kostet (Straßenpreis: ca. 100 Euro). Deutlich teurer ist die Business-Variante mit Outlook.

Als wären die verschiedenen Lizenzmodelle nicht schon kompliziert genug, gibt es für Schüler und Studenten weitere Möglichkeiten. Nur Studenten sind zum Kauf von „Office 365 University“ berechtigt: Dabei handelt es sich um ein auf vier Jahre befristetes Abonnement für das jeweils aktuelle Office-Paket, das auf zwei Geräten (PC, Mac, Tablet, Smartphone) genutzt werden kann. Es kostet einmalig 79 Euro. Nimmt eine Universität oder Bildungseinrichtung jedoch am Education-Programm von Microsoft teil, können die Studierenden Office über die Hochschule sogar kostenlos nutzen. Schüler wiederum können abhängig von der Office-Lizenz ihrer Schule die aktuelle Bürosoftware auch zu Hause nutzen. Hier hilft nur nachfragen in der EDV-Abteilung.

Insbesondere für Familien ist die 5er-Jahreslizenz von Office 365 inklusive Outlook für gut 70 Euro jährlich ein günstiges Angebot, jeder Person steht dabei ein Terabyte Speicherplatz in der Microsoft-Cloud für beliebige Daten zur Verfügung.

So fügen Sie eine versteckte Umbruchmarke in Word ein

20.11.2017 | 14:00 Uhr | Roland Freist | PC●WELT

Damit Word bei Bedarf einen Zeichenumbruch ohne Trennstrich durchführt, bietet es den bedingten Nullbreite-Wechsel an, den Sie bei den Sonderzeichen finden.

Bei Kombinationen aus mehreren Wörtern, die etwa durch Schrägstriche getrennt sind, ergibt sich das Problem, dass Word sie als einen zusammenhängenden Begriff behandelt und auf eine Trennung verzichtet. Bei längeren Zusammensetzungen dieser Art entstehen auf diese Weise hässliche Löcher im Text. Durch eine spezielle Markierung können Sie der Textverarbeitung jedoch zeigen, an welcher Stelle sie einen Umbruch vornehmen kann.

Beispiel: Sie haben einen Satz, in dem es heißt „er könnte/müsste/ sollte jetzt nach Hause gehen“.

Word weigert sich, die Konstruktion aus „könnte/müsste/sollte“ auseinanderzureißen oder zu trennen und verschiebt sie daher in einem Stück in die nächste Zeile. Dabei wäre es möglich, hinter den beiden Schrägstrichen einen Zeilenumbruch ohne Trennstrich herbeizuführen. Die sauberste Lösung wäre es natürlich, die Konstruktion aufzulösen: „er könnte, müsste oder sollte sogar jetzt nach Hause gehen“. Falls das nicht gewollt ist, können Sie sich jedoch auch anders behelfen, nämlich mit einem bedingten Nullbreite-Wechsel.

Dieses versteckte Hilfsmittel hält Microsoft Word vor allem für asiatische Sprachen bereit. Sie können es aber auch in Fällen wie dem oben geschilderten verwenden. Setzen Sie den Cursor zunächst hinter das Zeichen, hinter dem eine Trennung möglich sein soll, im Beispiel also hinter einen der Schrägstriche. Öffnen Sie das Ribbon „Einfügen“ und klicken Sie auf „Symbol -> Weitere Symbole“. Wechseln Sie zum Register „Sonderzeichen“ und scrollen Sie nach unten. Markieren Sie „Bedingter Nullbreite-Wechsel“, und klicken Sie auf „Einfügen“ und „Schließen“.

Vorausgesetzt, Sie haben unter „Datei -> Optionen -> Anzeige“ die Option „Alle Formatierungszeichen anzeigen“ eingeschaltet, erscheint nun hinter dem Schrägstrich ein kleines Rechteck. Es ist im Ausdruck nicht sichtbar, bewirkt jedoch, dass Word die Konstruktion bei Bedarf an dieser Stelle trennt und die Zeile umbricht.

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