Martin Maciej am 16.10.2014 um 17:56 Uhr – GIGA SOFTWARE
angepasst durch Rolf Mohr – KaLi 50plus

Das PDF-Dokumenten-Format ist aus dem heutigen Büro- und PC-Alltag nicht mehr wegzudenken. Für PDF-Dateien spricht vor allem die systemübergreifende Kompatibilität, durch die Dokumente auf verschiedenen Rechnern, Betriebssystemen etc. immer gleich formatiert dargestellt werden.

Mit PDF-Formularen können Dokumente erstellt werden, bei denen in vorgegebene Felder bestimmte Eintragungen, Notizen oder Kommentare eingetragen werden. Ein PDF Formular könnt ihr sowohl mit Word (2013 bis 2016), als auch mit kostenloser Freeware, z. B. mit OpenOffice, LibreOffice und Co. erzeugen.

PDF Formular erstellen: so geht’s mit Freeware

Nachfolgend erfahrt ihr, wie man mit OpenOffice/LibreOffice ein PDF-Formular erstellen kann:

1. Öffnet das Schreibprogramm „Writer“ aus dem Office-Paket.
2. Wählt aus der Menüleiste die „Ansicht“.
3. Lasst euch die „Symbolleisten“ anzeigen und öffnet dann die „Formular-Steuerelemente“.
4. Klickt hier auf „Textfeld“.
5. Nun müssen die Maße für das Textfeld angegeben werden.
6. Diese können per Drag & Drop per Maus bestimmt werden.
7. Über „Strg“+“X“ (Ausschneiden) und „Strg“+“C“ (Einfügen) könnt ihr das Feld nun an die gewünschte Position im Dokument einfügen.
8. Speichert die Textdatei nun im PDF-Format ab.
9. Über einen PDF-Reader könnt ihr die eingefügten PDF-Formularfelder nun mit eigenem Text befüllen.
10. Hierfür kann z. B. die kostenlose Freeware Foxit Reader oder der Adobe Reader verwendet werden.

Weiterführende Informationen zu Formularen in Writer findet ihr anschließend.

So kann man in OpenOffice Formulare erstellen

Martin Maciej am 08.02.2014 um 11:47 Uhr | GIGA Software

Mit dem Download von OpenOffice richtet man sich eine umfangreiche Office-Suite auf dem Computer ein. Mit OpenOffice lassen sich nicht nur Dokumente erstellen, die man passiv lesen kann, sondern auch PDF Formulare erstellen, in welche man in der Ausgabe eigene Daten eintragen kann.

Die Erstellung von PDF Formularen ist dabei nicht nur auf das Textverarbeitungsprogramm OpenOffice Writer beschränkt. Auch in der Anwendung für die Tabellenkalkulation Calc oder im Präsentationsprogramm Impress kann man Formulare erstellen und in einem PDF-Dokument ausgeben lassen.

PDF Formulare erstellen zum Ausfüllen in OpenOffice

Im ersten Schritt muss zunächst das Layout für das Formular in OpenOffice erstellt werden. Dabei sollten die notwendigen Informationen, die ein Leser zum Eintragen von Daten in das Formular benötigt, zur Verfügung gestellt werden. Im weiteren Schritt sollte bedacht werden, dass genügend Platz für das Einfügen der einzelnen Felder zum Eintragen der Daten in das PDF Formular bleibt. Nachdem das Design erstellt wurde, müssen nun die Formularfelder in das OpenOffice-Dokument eingearbeitet werden.

Zunächst blendet man hierfür die Symbolleiste für die Erstellung von Formularen ein. Zu finden ist diese über „Menü>Ansicht>Symbolleisten>Formular-Steuerelemente“. Mit Hilfe der neu eingeblendeten Leiste lassen sich diverse Typen von Formularfeldern einfügen. Für das unten angezeigte Beispiel zum Eintragen von persönlichen Daten wird ein Formularfeld des Typs „Textfeld“ benötigt. Bei gedrückter Maustaste wird das Formularfeld nun auf die richtige Position im Dokument gelegt und in die passende Größe gesetzt. Entspricht die Größe bei der ersten Positionierung noch nicht den eigenen Wünschen, lässt sich das Format des Formularfelds über die grünen Begrenzungsquadrate nachträglich verändern. Bei der Erstellung des Formulars sollte den einzelnen Formularfeldern genügend Platz eingeräumt werden.

Mit einem Doppelklick auf das Formular kann man dem eingefügten Textfeld zusätzliche Eigenschaften zuordnen, z. B. die Schriftart oder maximale Textlänge. Neben Textfeldern lassen sich noch weitere Formularfelder einfügen, wie Optionsfelder oder interaktive Schaltflächen. Über die Eigenschaften der einzelnen Felder kann man dafür weitere Aktionen festlegen.

Möchte man mehrere Formularfelder desselben Typs in sein Dokument einarbeiten, muss dieses nicht mühevoll jedes Mal aufs Neue eingefügt werden. Kopiere in diesem Fall einfach ein bereits erstelltes Formularfeld und füge es an eine weitere Stelle ein. Die Formatierung sowie alle bereits vorgenommenen Einstellungen werden mit übernommen und an der entsprechenden Stelle platziert.

In OpenOffice PDF Formulare erstellen und ausgeben

Nach der Gestaltung des Formulars in OpenOffice sollte dieses noch ins PDF-Format exportiert werden. Hierzu wählt man „Datei-Exportieren als PDF“. Nun überprüft man noch spezifische Einzelheiten, die für das erstellte PDF-Dokument übernommen werden sollen, bevor mit „Exportieren“ das PDF-Formular auf dem Computer landet. Jetzt könnt ihr das Formular anderen Nutzern zur Verfügung stellen. Die können mit Hilfe eines PDF-Readers Daten in das Formular eintragen und das Formular mit den Eingaben abspeichern oder direkt ausdrucken, falls das PDF-Anzeigeprogramm diese Funktionen zulässt.

PDF Formular erstellen: so geht’s mit Word

Auch mit Word können Formulare im PDF-Format erstellt werden.

• Klickt hierfür auf „Office“ (2007) bzw. „Datei“ > „Neu“ (2010ff), um ein neues Dokument in Word anzulegen.
• In der unteren Bildschirmhälfte findet ihr verschiedene Format-Vorlagen für Word.
• Über das Suchfeld könnt ihr Vorlagen für Formulare suchen.
• Öffnet eine Formatvorlage und bearbeitet diese nach eigenem Wunsch, um ein individuelles Formular in Word zu erstellen.
• Sind die Felder einmal nach euren Wünschen ausgefüllt, könnt ihr das Word-Dokument nun über „Speichern unter“ im Feld „Dateityp“ im PDF-Format sichern.

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