Microsoft Office

1. Textelemente eines Word-Dokuments frei drehen

Sie möchten etwa für die Abreißer eines Verkaufszettels am Schwarzen Brett den Text um 90 Grad drehen. Denn so ist es möglich, mehr Abreißer nebeneinander zu platzieren, ohne die Schrift zu klein wählen zu müssen.

Lösung: Eine einfache Drehfunktion bietet Word 2010 oder 2013 nicht: Vielmehr müssen Sie dazu über das Menüband „Einfügen“ ein „Textfeld“ erstellen. Hier stehen neben dem „einfachen Textfeld“ zahlreiche zusätzliche Varianten zur Verfügung, etwa solche, die bereits eine Hintergrundfarbe aufweisen.

Word fügt damit ein vorgefertigtes Textfeld mit einigen Zeilen Bildtext ein, den Sie durch Ihren individuellen Text ersetzen. Mit den Anfassern an den Seiten und an den Ecken ziehen Sie das Fenster daraufhin auf die gewünschte Größe. Zum Drehen des Textes bieten sich zwei Möglichkeiten an: Entweder Sie fassen den Ankerpunkt oben mit der Maustaste an und drehen mittels gedrückter Maustaste das gesamte Textfenster in den gewünschten Winkel (nur im docx-Format).

Oder Sie klicken mit der rechten Maustaste auf den Rahmen des Textfeldes und öffnen damit das Kontextmenü. Dort wählen Sie nun den Eintrag „Form formatieren > Textfeld > Textrichtung“. Im Anschluss daran stehen neben der schon voreingestellten Option „Horizontal“ ebenfalls die Möglichkeiten zur Links- oder zur Rechtsdrehung des Textes zur Verfügung – an dieser Stelle ist lediglich der 90-Grad-Winkel möglich.

Im Formatieren-Dialog haben Sie zwar zahlreiche weitere Möglichkeiten (3D-Format, künstlerische Effekte, Spiegeln und so weiter), aber eben nicht alle. Wichtige Funktionen wie die Position des Textfeldes im Text, seine Größe und die Umfließen-Option des übrigen Textes rufen Sie im gerade geöffneten Kontextmenü nicht über den Eintrag „Form formatieren“, sondern über den Eintrag darüber auf, also „Weitere Layoutoptionen“.

2. Vorschauansicht von MS-Office- Dateien im Explorer aktivieren

Eigentlich kann der Windows-Explorer insbesondere in der Ansicht „Extra große Symbole“ bei Office-Dokumenten nicht nur das jeweilige Word-, Excel- oder Powerpoint-Symbol einblenden, sondern auch eine Miniaturansicht mit dem Inhalt der ersten Seite anzeigen. Das klappt allerdings nicht bei allen Dateien.

Lösung: Sie behelfen sich in Windows 8 mit einem Klick im Menüband auf „Ansicht“ und danach auf „Vorschaufenster“. In Windows 7 klicken Sie auf das Symbol „Blenden Sie das Vorschaufenster ein“. Rechts neben der Dateiliste erscheint eine zusätzliche Spalte, die den Inhalt der gerade gewählten Datei anzeigt. Möchten Sie zusätzlich oder alternativ die Miniaturansicht mit dem Inhalt der ersten Seite sehen, müssen Sie dies beim Abspeichern in der jeweiligen Office-Anwendung festlegen.

Im Datei-Speichern-Dialog aktivieren Sie dazu die Option „Miniaturansicht speichern“ (Office 2010) oder „Miniatur speichern“ (Office 2013) links unten. Windows zeigt dann ab der Zoomstufe „Mittelgroße Symbole“ die Miniaturinhaltsansicht im Windows-Explorer an. Je nach Display-Auflösung ist sie vor allem bei der Option „Extra große Symbole“ sinnvoll nutzbar.

3. Rechensymbole in Excel schnell als Text kennzeichnen

Beginnt man eine Zelle mit einem Plus- oder Minuszeichen, interpretiert Excel dies als Rechenoperation und fügt ein führendes Gleichheitszeichen ein. Nicht immer ist dieser Automatismus gewünscht, doch praktischerweise lässt er sich einfach unterbinden.

Lösung: Speziell für diesen Fall die Formatierung der betreffenden Zelle als Text zu ändern, ist ein möglicher Ausweg, aber häufig zu aufwendig und zu umständlich. Bequemer geht es, wenn Sie unmittelbar vor dem Plus- oder Minuszeichen ein Apostroph eingeben. Excel behandelt es als Sonderzeichen, sodass die sonst übliche Meldung über eine fehlerhafte Formel nicht angezeigt wird.

Nachdem Sie die Zelle wieder verlassen haben, erscheint das Apostroph lediglich noch oben in der Bearbeitungsleiste. Auch auf einem Ausdruck ist es nicht zu sehen.

4. Tabelle aus Excel als Bild in die Zwischenablage übernehmen

Auf Websites und in Mails lassen sich Excel-Tabellen üblicherweise nicht direkt integrieren. Sie als Grafik einzubinden, ist hingegen nahezu immer problemlos möglich. Eine programminterne Funktion sorgt dabei für mehr Bequemlichkeit als ein Screenshot.

Lösung: Markieren Sie nach dem Öffnen der betreffenden Tabelle den Zellbereich, den Sie als Bild übernehmen wollen. Dann wechseln Sie im Menüband zum Tab „Start“. Links in der Gruppe „Zwischenablage“ klicken Sie auf den nach unten zeigenden Pfeil des Kopieren-Symbols. Aus dem aufklappenden Menü wählen Sie den Eintrag „Als Bild kopieren“.

Wenn Sie möchten, dass auf dem kopierten Bild Gitternetzlinien erscheinen, wählen Sie in der nun folgenden Dialogbox die Option „Wie angezeigt, andernfalls „Wie ausgedruckt“. Im Anschluss daran lässt sich die Grafik aus der Zwischenablage in ein Bildbearbeitungsprogramm Ihrer Wahl einfügen und speichern.

5. In Word-Tabellen mathematische Formeln verwenden

Sie wollen in einer Tabelle in Word Zahlen aus einer Spalte miteinander verrechnen und das Ergebnis einfügen.

Lösung: Klicken Sie in das Tabellenfeld, in dem Sie die Summe der Zahlen haben möchten. Klicken Sie im folgenden Schritt am oberen Fensterrand unterhalb des Menübandes „Tabellentools“ auf „Layout“, dann rechts auf „For-Tabelle weitergeben: Der Befehl „Als Bild kopieren“ übernimmt den markierten Tabellenteil als Grafik in die Zwischenablage, um diesen dann etwa in eine Mail einzufügen. mel“.

Anschließend erscheint das Formelfenster. Falls die Formel =SUM(ABOVE) nicht bereits im Feld „Formel“ erscheint, müssen Sie diese manuell eintragen. Im Ausklappfeld „Funktion einfügen“ sehen Sie eine Übersicht der in Word verfügbaren Tabellenformeln. Beim „Zahlenformat“ können Sie aus der Liste die gewünschte Formatierung für den Zahlenwert wählen. Bei diesem Beispiel entscheiden Sie sich für die „#,##0“-Darstellung. Das Ergebnis wird hiermit als ganze Zahl angezeigt. Bestätigen Sie daraufhin mit „OK“. Word berechnet jetzt automatisch den Wert und fügt ihn danach an der betreffenden Stelle ein.

Nachdem Sie einzelne Werte geändert haben, klicken Sie auf das zuvor berechnete Ergebnis und drücken die Taste F9. Die Summe wird nachfolgend neu berechnet. Sie können auch die ganze Tabelle markieren und dann F9 drücken, um alle Ergebnisse zu aktualisieren.

6. Vollbildmodus beim Schreiben in Word nutzen

Wer sich allein auf den zu schreibenden Text konzentrieren will und weniger vom Drumherum abgelenkt werden möchte, sollte alle überflüssigen Bedienelemente in Word abschalten.

Lösung: Vor allem auf kleineren Bildschirmen kommt es darauf an, den vorhandenen Platz auf dem Display optimal zu nutzen. Dazu bietet Microsoft nicht nur einen Lesemodus, in dem praktisch alle Bedien- und Steuerelemente ausgeblendet sind, sondern in Word 2007, 2010 und 2013 auch einen Vollbildschreibmodus. Um diesen einzuschalten, fügen Sie zunächst das entsprechende Symbol links oben in der sogenannten Schnellzugriffsleiste hinzu.

Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste in der Schnellzugriffsleiste auf den kleinen schwarzen Pfeil nach unten – rechts neben den Word-, Speichern-, Zurück- und Wiederholen-Symbolen. Im sich öffnenden Pull-down-Menü wählen Sie „Weitere Befehle“, dann bei „Befehle ausführen“ den Eintrag „Alle Befehle“ und darunter „Ganze Bildschirmansicht ein/ aus > Hinzufügen > OK“.

Wenn Sie nun auf das neue Icon mit dem Bildschirmsymbol klicken, steht Ihnen die gesamte Bildschirmfläche zum Schreiben zur Verfügung. Tastaturbefehle wie Strg-F zum Fetten des markierten Textes funktionieren auch im Vollbildschreibmodus. In die gewohnte Ansicht mit allen Befehlen gelangen Sie blitzschnell durch das Drücken der Esc-Taste. (PC-Welt)

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