… – mit einem PDFCreator-Trick

Marco Kratzenberg am 17.10.2014 um 11:30 Uhr – GIGA-SOFTWARE

Wenn die PDF-Datei zu groß geworden ist, um sie per E-Mail zu verschicken, dann können wir das auch nachträglich ändern. Mit dem PDFCreator können wir jede beliebige PDF-Datei komprimieren.

Wenn man seine Dokumente eingescannt hat, kann man ja eigentlich schon entscheiden, wie groß sie in etwa werden. Doch entweder vergisst man das oder wird vom Endergebnis überrascht. Und manchmal bekommt man PDFs von anderen und die sind einfach viel zu groß. In dem Fall können wir mit einem kleinen Umweg diese Dateien noch einmal laden und sie neu erstellen. Dabei können wir die PDF-Dateien gleich komprimieren und deutlich verkleinern.

PDF komprimieren und verkleinern über einen Umweg

Eine Möglichkeit besteht in so einem Fall darin, alles noch einmal einzuscannen. Mit etwas Glück hat man auch die Scans erst einmal als Bild gespeichert, anstatt sie sofort an PDFCreator zu schicken. Das wäre praktisch, weil wir jetzt die Bilder verkleinern könnten, um sie dann erst zu einem PDF zusammenzufügen. Doch in den meisten Fällen dürfte es wohl darum gehen, die fertige PDF-Datei einfach zu komprimieren. Falls Ihr das dabei hilfreiche Werkzeug noch nicht habt, solltet ihr den PDFCreator downloaden. Das Tool ist kostenlos, aber man sollte bei der Installation die Zusatzoption “PDF Architect” abwählen!

Zu diesem Zweck gibt es sogar einige kostenpflichtige Tools, welche PDF-Dateien öffnen und komprimieren können. PDFCreator kann ja keine PDF-Dateien öffnen. Aber das muss auch gar nicht sein. Man kann mit PDFCreator mehrere PDF-Dateien zusammenführen. Und eine sehr ähnliche Technik wendet man an, wenn man eine bereits vorhandene PDF komprimieren und dadurch verkleinern will.

PDF komprimieren – Schritt für Schritt

Wir öffnen die vorhandene PDF-Datei gar nicht mit PDFCreator. Wir öffnen sie mit einem beliebigen PDF-Reader. Und dann nutzen wir dort die Druckfunktion. Denn schließlich ist PDFCreator ein Druckertreiber und wird als Drucker installiert! Mit den nachfolgenden einfachen Schritten können wir fast jedes PDF komprimieren:

1. Wir öffnen die ursprüngliche Datei in irgendeinem beliebigen PDF-Programm, wie etwa PDF-XChange.
2. Dort wird die Datei “gedruckt”, indem wir den Drucken-Befehl starten. Im nachfolgenden Dialog wählen wir als Drucker den PDFCreator aus und starten den Druck. Keine Angst, es geht nicht sofort los, erst kommt jetzt ein Fenster des PDFCreators!
3. Dort klicken wir ganz unten in der Mitte auf “Einstellungen”.
4. Es öffnet sich das Einstellungsfenster, das links unter “Formate” auch “PDF” anzeigt. Hier klicken!
5. Rechts öffnet sich ein Dialog mit Reitern, bei dem wir zu “Komprimierung” wechseln. Und dort können wir dann herumexperimentieren, indem wir etwa von automatischer Komprimierung auf “JPEG-Hoch” wechseln.
6. Diese Einstellungen abspeichern und dann die Datei mit “Speichern” als verkleinertes PDF auf der Festplatte ablegen.

Je nachdem, welche Voreinstellung wir auswählen oder selbst Einstellungen treffen, können wir durchaus 70% kleinere Zieldateien erreichen. Wir können allerdings nur dann ein PDF komprimieren, wenn es noch komprimierbare Daten enthält! Wenn die Datei einfach deswegen riesengroß ist, weil die schiere Menge an Daten sie aufbläht, dann können wir die PDF-Datei nur noch verkleinern, indem wir massive Qualitätseinbußen in Kauf nehmen.

Tipp:

Der letzte Ausweg: PDF komprimieren, wenn nichts anderes klappt

Wenn die gerade beschriebene Methode nicht funktioniert, dann hat das einen einfachen Grund. In den meisten Fällen besteht das PDF-Dokument dann aus lauter großen Grafiken, die in ihrer Summe sogar größer als die PDF-Datei sind. Wenn wir so ein PDF “neu drucken” und in eine andere PDF-Datei überführen, dann wird sie im schlimmsten Fall sogar größer!

In so einem Fall gibt es zwei Möglichkeiten, wie man die PDF-Datei doch noch effektiv verkleinern kann. Ein Weg ist umständlich, gibt dafür aber die volle Kontrolle über das Ergebnis. Dazu verfährt man folgendermaßen:

• Zuerst lädt man die Quelldatei in einem Programm wie etwa dem PDF-XChange Viewer. Es ist letztlich egal, womit man sie lädt, solange das Programm den Inhalt der PDF-Datei als Bild exportieren kann. Falls man keines zur Hand hat, nimmt man die entsprechende Funktion PDF zu Bild im Tool PDF Shaper, das man später ohnehin noch benötigt.
• Dann werden die Bilder in der PDF-Datei exportiert.
• Nun lädt man die Bilder entweder einzeln und verkleinert sie nach Wunsch oder erledigt das im Batchmodus mit einem Tool wie IrfanView. Das Ergebnis sind dann Grafikdateien, die auch in ihrer Summe wesentlich kleiner als die Ausgangsdatei sind.
• Nun startet man das Programm PDF Shaper und wählt dort die Funktion Bilder zu PDF.

Das Ergebnis ist eine PDF-Datei, die immer noch gut lesbar ist, aber eine deutlich kleinere Dateigröße hat. Mit der Methode hat man immer noch die volle Kontrolle über das Ergebnis. Gerade wenn es um optimale Lesbarkeit am Bildschirm geht und die Druckqualität zu vernachlässigen ist, kann man mit dieser Verfahrensweise reichlich Platz sparen.

PDF Shaper

Ein cooles Freeware-PDF-Tool, mit dem wir unsere PDFs in vielfältiger Weise bearbeiten können. Als Clou bringt der PDF Shaper Download die Möglichkeit mit, PDF-Dateien in ein Word-Format zu extrahieren.

Der handliche PDF Shaper Download bringt viele Features mit, die man sich sonst einzeln zusammensuchen muss. Es kann alle Bilder aus PSDF-Dateien extrahieren oder eine PDF-Datei in ein Bild umwandeln. Umgekehrt geht es natürlich auch. Dann werden eben Bilder in eine PDF-Datei umgewandelt.

Mit dem PDF Shaper Download mehrere PDF-Dateien zusammenfügen oder ein PDF splitten

Sehr nützlich sind die Funktionen des PDF Shaper Download, eine PDF-Datei zu splitten und sie in mehrere Dateien aufzuteilen sowie die Option, mehrere PDF-Dateien zu einer zu vereinigen. Beim Splitten ist es sogar möglich, nur ausgewählte Seiten der Quelldatei in eine neue Datei zu überführen. Auch das Zusammenführen verschiedenen PDF-Dateien ist leicht. Man sucht sich einfach die Quelldateien aus, kann noch die Reihenfolge verändern und das Ergebnis ist eine Sammeldatei.

Die Sektion PDF Tools des PDF Shaper Downloads ist in erster Linie interessant, um falsch gespeicherte Dateien zu drehen, damit man sie sich problemlos ansehen kann. Gleichzeitig gibt es hier die Möglichkeit, eine PDF-Datei digital zu signieren.

Das am wenigsten auffällige Icon ist deswegen noch lange nicht uninteressant. PDF Security gibt uns die Möglichkeit, eine PDF-Datei mit einem Passwort zu schützen bzw. so einen Schutz auch wieder aufzuheben.

PDF Shaper konvertiert PDF zu Word

Dieses vielgesuchte Feature ist in kostenlosen Programmen selten zu finden. Natürlich funktioniert es nicht perfekt. Doch das tun die teuren Profiprogramme in der Regel auch nicht. Schließlich kann man eigentlich sowieso nicht alles aus einer PDF-Datei ins Word-Format überführen. Wenn die Quelle nur ein Bild war, wird das Ergebnis kein Text sein!

Doch wenn man sich als Quelle eine Datei nimmt, die ohnehin in Word oder einem ähnlichen Programm erstellt wurde, dann kann sich das Ergebnis schon sehen lassen. Es ist nahe am originalen Layout und präsentiert uns in der Regel alle Originaltexte. Wir öffnen dazu eine PDF-Datei und nach der Konvertierung haben wir eine RTF-Datei, die in jedem Office-Programm geöffnet werden kann.

Aber um das nochmal klarzustellen: Es ist nicht so, dass wir nach der Konvertierung eine originalgetreue Datei haben, in der wir ein paar Dinge ändern können, um sie schließlich wieder zu einer perfekten Kopie des Originals zu machen. Aber sowas wollt Ihr ja sicher auch gar nicht, oder? 😉

Weitere Programme zum Thema PDF findet ihr in der GIGA Software-Kategorie PDF-Tools.

Zum Thema:

• PDF in JPG umwandeln – so funktioniert’s
• JPG in PDF umwandeln: Mit kostenloser Freeware oder online
• PDF drehen und speichern online oder mit Freeware

von Marco Kratzenberg – GIGA Software

Orpalis PDF Reducer

Wenn man alles in einem Programm will und die Qualität nicht ganz so wichtig ist, solltet Ihr es mal mit dem Orpalis PDF Reducer versuchen. Das Freewaretool ist zwar beim Start mit all seinen Hinweisbildschirmen etwas nervig, doch die Ergebnisse können sich durchaus sehen lassen!

Wie das im einzelnen funktioniert, haben wir Euch Bild für Bild ein einer Anleitung zusammengestellt:

PDF komprimieren: 2 Methoden – Bild für Bild

Marco Kratzenberg am 17.10.2014 um 11:22 Uhr

Hier stellen wir Euch Bild für Bild die beiden Methoden vor, die im Artikel PDF-Dateien komprimieren als letzte Rettung beschrieben werden. Methode Nummer 1 ist umständlicher, dafür hat man aber die volle Kontrolle über das Ergebnis. Methode 2 ist nahezu automatisch, aber hier muss man vielleicht noch in den Programm-Einstellungen schrauben, bis das Ergebnis optimal ist.

Beide Methoden funktionieren mit Freeware, so dass Ihr kein Geld ausgeben müsst.

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PDF-komprimieren Schritt 1: Bilder extrahieren

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PDF manuell verkleinern mit einem Grafikprogramm

• Zuerst eine der Grafiken in IrfanView öffnen.
• Dann B (für Batch-Konvertierung) drücken
• Im Folgebildschirm alle Grafiken für die Bearbeitung auswählen, dann das Zielverzeichnis für die neuen Bilder wählen. Anschließend einen Haken bei Spezial-Optionen aktiv setzen.
• Mit dem Button Setzen ein neues Fenster aufrufen. Dort z.B. die Einstellungen bei Größe ändern setzen. Man kann auch noch die Farbtiefe oder die DPI neu setzen. Mit OK bestätigen.
• Dann auf Starten klicken und alle Grafiken auf einen Schlag umwandeln.

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Bilder zu einem PDF zusammenfügen

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PDF komprimieren: Automatisch

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PDF verkleinern – Auswahl

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Fertig – Die PDF-Datei ist komprimiert!

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